5 ferramentas de autogestão para melhorar a Produtividade

Publicado por Douglas Petronilio de Oliveira no dia dev

O que você sente sobre a sua produtividade? Para você, é fácil começar mas é muito mais difícil se manter em um estado de produtividade? Para mim, o momento de medir minha produtividade era - ao final do dia, da semana ou do mês - sentir que tinha sido produtivo ou não. Como vocês podem ver, o sentimento de produtividade sempre foi algo subjetivo. Mas como sair do subjetivo e ir para o concreto?

Com essa pergunta em mente, comecei a estudar sobre o assunto e, mesmo depois de aplicar diversas técnicas, sinto que ainda não é algo perfeito, porém em constante melhoria.

Mostrarei algumas técnicas e conceitos do que tenho aplicado. Algumas têm funcionado bem e outras ainda estão em desenvolvimento, mas o importante é cada um identificar o que funciona para si.

Separei este post em 5 seções: gestão de tempo, gestão de tarefas, gestão de energia, gestão de hábitos e gestão de expectativas. Com essa divisão, mostrarei as técnicas que uso para melhorar cada um desses pontos.

Gestão de Tempo

Gerenciamento do tempo é o processo, ou planejamento e execução, para entregar uma tarefa ou o resultado planejado. Então o que precisamos nos perguntar é: como entregar a tarefa usando menos tempo? Ou também: como conseguimos entregar uma tarefa com mais qualidade no mesmo período?

O problema de falta de foco acontece por estarmos cercados de muitas interrupções como celular, internet, chat e outras demandas da equipe, por exemplo. Tudo isso resulta na dificuldade para nos concentrarmos nas tarefas.

Para resolver esses problemas, escolhi uma técnica - entre muitas - que ajuda a ter o máximo de foco por determinado tempo: a técnica Pomodoro.

Usando Pomodoro trabalho em ciclos de 25 minutos onde desligo tudo: celular, chat, e-mail, coloco o fone de ouvido para não ter interrupções e ligo um alarme para despertar depois de 25 minutos. Quando o alarme toca, verifico as mensagens que recebi e falo com os colegas.

Repito este ciclo 4 vezes e então faço uma pausa mais longa, que pode ser de 15 a 30 minutos dependendo de como está a minha energia para produzir. Utilizo 25 minutos pois é um bom tempo onde consigo ficar completamente focado na tarefa.

Outro ganho em utilizar essa técnica é contar quantos ciclos produtivos tive durante o dia e, assim, tornar o tempo mais gerenciável. Por exemplo: se em um dia bom tive 10 pomodoros, consigo usar essa referência para outros dias. Então sei que, se outro dia fiz 5 pomodoros, não fui tão produtivo e posso ir atrás dos motivos que causaram essa quebra.

Existem outras técnicas parecidas com pomodoro, como Chuncking e Flowtime, que você pode procurar e experimentar. Você pode encontrar mais sobre essas técnicas no livro O mantra da produtividade.

Gestão de Tarefas

Eu tinha muita dificuldade para gerenciar as tarefas que eu precisava fazer, com as que eu estava fazendo e com as que eu já tinha feito. No final do dia, da semana ou do mês, sentia que não tinha entregue nada de valor. O pior de todo esse cenário é que eu não tinha perspectiva de como melhorá-lo.

Frequentemente, no final do mês eu não tinha entregue o que havia planejado e ficava com o sentimento de não ter cumprido o objetivo. Muito disso acontecia por não enxergar o que eu fazia.

Para resolver esse problema, comecei a organizar as minhas tarefas pessoais de maneira visual - algo que já fazia com as do time mas não com as minhas. Para isso, usei Kanban - uma ferramenta criada na Toyota.

Desenhei um quadro com 4 colunas, To Do, Doing, Review e Done - onde coloco minhas atividades. Tudo que entra para eu fazer vai para To Do e quando vou começar uma atividade passo para Doing - e quando termino passo para Done. Vou passando as minhas tarefas de coluna em coluna de acordo com a sua evolução. Segue uma imagem do meu Kanban hoje:

Quadro de tarefas no Trello

Você pode desenhar o seu Kanban com as colunas que fazem parte da sua entrega. Se para entregar a sua tarefa ela precisa passar por uma etapa de revisão, por exemplo, você pode adicionar essa etapa como uma coluna no seu quadro. Um ponto importante que funciona bem para mim é não fazer muitas atividades ao mesmo tempo - então não posso ter mais do que duas tarefas em Doing. Isso evita ficar trocando de foco: o famoso task switch.

O livro Getting Things Done (David Allen) fala sobre como fazer listas para organizar as suas tarefas. Além disso, ele fala que para conseguir focar em uma é preciso tirar da cabeça as outras, para isso ele recomenda fazer listas das tarefas que faltam. Desta forma, conseguimos que nosso inconsciente pare de pensar no que ainda falta fazer e foque exclusivamente na tarefa atual.

Gestão de Energia

Para ser produtivo é necessário estar com boa energia. Só assim é possível entrar em estado de flow - ou de produtividade máxima. Vários fatores influenciam minha energia, desde dormir bem até como me alimento.

Um dos principais aspectos para manter minha energia é o sono. Quando não consigo dormir bem, tiro cochilos ao longo do dia para melhorar minha energia. Funciona muito bem tirar cochilos de no máximo 20 minutos, quando passa muito disso fico mais cansado e piora a minha produtividade.

A alimentação interfere muito no meu dia a dia, quando não me alimento bem de manhã ou quando como algo muito pesado no almoço fico cansado e meu dia não rende. O que eu estou buscando fazer é me alimentar de 3 em 3 horas e não comer muitos alimentos pesados. Essa mudança é bem difícil.

Fazer exercícios três vezes por semana me ajuda principalmente em dois aspectos: minha saúde melhorou muito depois que comecei a praticar e melhorei muito meus hábitos regrando o meu dia-a-dia.

Além dos pontos que falei ainda tenho usado algumas técnicas para melhorar a energia:

  • Mindfulness: ajuda a melhorar o meu foco durante a execução das tarefas;
  • Músicas: me ajudam a entrar em estado de flow, quando preciso desligar a atenção de outras coisas para executar uma tarefa. É importante saber qual tipo de música te ajudar a entrar em flow, e qual música te atrapalha. Normalmente músicas com letra acabam tirando o foco da tarefa;

Outras técnicas que ainda não uso, mas que ajudam outras pessoas, são: yoga e meditação. Inclusive, no nosso Time de Produto, temos um canal no Slack dedicado a marcar as sessões diárias de meditação.

Gestão de Hábitos

Fazer lista de backlog, kanban, realizar tarefas usando pomodoro, cuidar do sono, da alimentação, fazer exercícios físicos pode ser fácil no começo, mas como continuar fazendo tudo isso no médio e longo prazo?

Para continuar aplicando tudo o que tenho feito foi preciso criar hábitos, alguns foram mais fáceis, outros mais difíceis e alguns ainda não consegui fixar como gostaria. Existem formas de facilitar isso, ou pelo menos tornar mais consciente, já que a maioria dos nossos hábitos foram criados de forma inconsciente.

O autor de O poder do hábito, Charles Duhigg, fala que o hábito é composto por deixa(gatilho)-rotina-recompensa. Mas no livro O Mantra da Produtividade(Dionatan Moura) temos mais um componente: o contexto. Com essas duas referências, podemos definir um hábito como: contexto, gatilho, rotina e recompensa. Para mudar um hábito precisamos mudar um desses componentes. Por exemplo: a forma mais fácil é mudar a rotina ou o contexto, pois o cérebro está acostumado com o gatilho e com a recompensa.

No momento estou trabalhando no hábito de ler diariamente. - Hábito, ler uma hora por dia. - Dado que eu termino meu dia, - Antes de ir dormir, - Então eu leio um livro por uma hora, - Para desligar do que aconteceu no dia, dormir melhor e ter mais energia no outro dia.

Fiz uma lista de hábitos para criar e priorizei 2 deles. O primeiro é ler uma hora diariamente, o segundo é sobre me alimentar de 3 em 3 horas.

Escrevi os dois hábitos, da mesma forma que mostrei logo acima, em um quadro que tenho no meu quarto, assim todo dia quando acordo olho pra eles e relembro o que preciso fazer. Isso ajuda a me manter engajado com o plano.

Gestão de Expectativas

Muitas vezes me sobrecarreguei de tarefas. Por vezes, mesmo sabendo que não teria condições de entregar tudo que estava me comprometendo de maneira saudável, ainda sim aceitei mais tarefas. Achava que agir assim era o certo porque iria entregar mais valor para o cliente e para empresa.

O resultado é que para entregar tudo que eu tinha me comprometido precisava trabalhar mais. No curto prazo essa prática é eficiente, trabalho mais e entrego mais, no final tudo certo e realmente entreguei mais valor para os clientes.

Contudo, o problema é que no médio/longo prazo essa atitude não é sustentável. Com essa prática me tornei uma pessoa mais cansada e, consequentemente, entregava menos. É uma dinâmica “bola de neve” pois entregando menos preciso trabalhar mais, o que consome mais energia, resultando em um ciclo vicioso.

O melhor caminho é buscar o autoconhecimento e saber o quanto se consegue entregar realmente de forma sustentável. Depois de se conhecer, é hora de aprender a ser sincero com você, com seu time, com seu gestor e saber dizer quando não é possível fazer determinada tarefa. Sei que não é fácil dizer não.

Minha dica é, não responda sobre fazer uma tarefa na hora, peça um tempo para entender o que envolve a tarefa, estude, e então, com mais propriedade sobre o assunto, é possível dar a melhor resposta, seja ela sim ou não.

Outro ponto é aprender que nem sempre as atividades serão perfeitas. Muitas vezes esbarramos em problemas que furam o planejamento. É importante saber conscientemente o porquê disso ter acontecido para aprender e não repetir os mesmos erros, além de encontrar uma justificativa pela tarefa não entregue. Tenha consciência também que muitas vezes perdemos energia porque não entregamos uma tarefa planejada no prazo e isso tende a minar a realização das demais tasks.

Conclusão

Para melhorar a minha produtividade precisei aprender e utilizar algumas técnicas como Pomodoro para gerenciar o tempo e Kanban para tarefas. Precisei também melhorar alguns aspectos da minha saúde como qualidade do sono, alimentação e exercícios físicos.

Para manter todas as mudanças no meu dia a dia precisei melhorar e solidificar meus hábitos, para não se perderem com o tempo.

Por último, precisei trabalhar com as minhas expectativas para conseguir manter a minha energia boa, mesmo com o contexto acelerado em que vivemos.

Se fosse para escolher um ponto principal, grande parte do que funciona para mim é tornar as partes visuais - assim consigo aprender melhor o que está dando certo e o que está dando errado para poder mudar o que for preciso. Tornar visual também ajuda a melhorar o meu sentimento sobre o que estou fazendo.

Para melhorar a sua produtividade, não é necessário praticar todas as técnicas que sugeri no texto. Aplicando cada uma separadamente com certeza já vai ajudar em sua rotina e trará um sentimento maior de produtividade.

Gostaria muito de saber sobre outras técnicas de produtividade. Então, se você pratica algo no seu dia-a-dia que eu não mencionei durante o post, poste nos comentários!

Referências

Douglas Petronilio de Oliveira

Douglas Petronilio de Oliveira

Full Stack Developer

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