Como organizo minha casa com métodos ágeis

Publicado por Ricardo Palma no dia gestão

Lista de tarefas

Se existe uma coisa que não falta hoje em dia é aplicativo de gestão de tarefas. Existem apps para todos os gostos e adaptados para todos os tipos de metodologias de trabalho e produtividade. Em minha saga por achar um bom app para gestão das tarefas pessoais, eu testei muitos, como Wunderlist, Remember the Milk, Todoist, Asana, Trello, Reminders da Apple e até papel e caneta.

Percebi nesse processo que, em meio a tanta opção, uma das coisas mais difíceis é encontrar um serviço que seja simples, ajude a destravar as tarefas e que consiga entrar no flow do dia a dia de forma fluida.

Na maioria deles, eu gastava mais tempo perdido nas features e vendo o que eu não ia fazer em seguida do que de fato fazendo alguma coisa.

Foi então que, em 2014, quando estava testando o Wunderlist, eu e minha noiva resolvemos fazer uma lista compartilhada. Sempre que precisávamos resolver algo, colocávamos nessa lista. Funcionou bem durante um tempo. Até que veio o casamento.

Quando casamos e passamos a morar juntos, a lista de tarefas só aumentava. Tudo entrava lá, desde furar uma parede e trocar uma lâmpada até comprar um móvel.

Problema: de 30 tarefas, 27 estavam marcadas como prioridade.

Meu primeiro contato com Agile

Na Resultados Digitais, apesar de trabalhar no Marketing, sempre acompanhei de perto o time de produto. Por essa razão, acabei aprendendo a aplicar algumas práticas ágeis, como lean e kanban.

Para resolver um problema que vinha enfrentando na área, comecei a estudar mais a fundo o assunto - a propósito, se quiser um overview sobre project management, recomendo ler o Ultimate Guide to Project Management, do Zapier -, conversei com algumas pessoas e passei a aplicar essas metodologias no dia a dia do Marketing.

O resultado veio rápido. Percebi que essas metodologias poderiam de fato ser aplicadas em diferentes contextos, não apenas no desenvolvimento de produto.

The tipping point

Eis que um dia, voltando para casa, tive o seguinte pensamento: por que não transformo toda aquela lista de tarefas em um backlog e torno minha casa em uma “casa ágil”? Foi o que resolvi fazer naquele dia. Conversei com minha esposa e propus fazermos esse teste.

Seguindo uma sugestão do Diego Pereira, Product Manager da RD, comecei com um kanban simples composto pelas seguintes etapas:

Backlog: migramos para lá tudo o que estava no Wunderlist e é para onde vão todas as tarefas e ideias que surgem no dia a dia

To-do: onde colocamos as tarefas priorizadas semanalmente para serem feitas na sprint

Done: tarefas finalizadas

Resolvemos usar o Trello, pois já tínhamos familiaridade com a ferramenta e consideramos que ele resolveria bem o problema. Abaixo, um exemplo de como é nosso quadro:

Board do Trello com cards de tarefas

Cada card é atribuído ao responsável e usamos também as seguintes tags:

  • Verde: coisas para arrumar ou fazer na casa
  • Amarelo: tarefas em geral
  • Laranja: compras
  • Vermelho: urgente!

Como esperado, logo na primeira semana já vi algumas vantagens em relação ao processo anterior:

  • Flexibilidade: conseguimos definir o que é prioridade no momento e, se entendemos que algo não é, ficará no backlog até o momento adequado - na verdade, muita coisa que estava como urgente no Wunderlist nunca foi priorizada no kanban;
  • Feedback constante: caso algo trave no meio do caminho, conseguimos conversar sobre o assunto e encontrar formas de resolver.

Fazemos sprint planning semanais aos domingos. Geralmente é uma conversa de 15 minutos onde revisamos o que aconteceu na última semana, compartilhamos os aprendizados e priorizamos as tasks da próxima semana.

Outros pontos importantes que passamos a considerar foram:

  • Conceito de done: cada tarefa deve ter uma entrega clara para ser movida para done. De forma simples, o problema deve ser resolvido.
  • Tarefas rotineiras: Resolvemos não colocar no kanban as tarefas diárias e recorrentes. Para isso usamos o Habitica, um merge de RPG com task management.

Outra vantagem implícita nesse processo é o onboarding de novos membros.

Em seu TED Talk intitulado Agile programming - for your family, Bruce Feiler fala sobre como tem usado o método ágil em casa com os filhos - e como os gritos reduziram pela metade desde então. Vale a pena assisti-lo.

Para finalizar, uma dica que me foi dada pelo Gabriel Costa, growth manager da RD: contrate um V.A. (virtual assistant). Existem muitas tarefas que podem ser feitas de forma remota, principalmente aquelas que envolvem orçmentos, pesquisas, reservas etc. que geralmente travam e tomam um tempo precioso. Um VA dará conta de resolver a maioria dos casos e aqueles cards do kanban irão se mover como mágica.

Ricardo Palma

Ricardo Palma

Full-stack Marketer

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