Escalando Processos e Desenvolvendo Pessoas em um time de Desenvolvimento Ágil

Publicado por Mateus Gabriel Bosa no dia gestão

No último mês completei dois anos desde que entrei no foguete do time de Produto da Resultados Digitais (RD) e é incrível olhar pra trás e ver tanta coisa que pude fazer e presenciar aqui. Em tão pouco tempo tivemos uma grande evolução vencendo muitas barreiras, porém estamos nos deparando com algo novo: o desafio da escala!

Como continuar inovando dentro do nosso time? Como buscar as melhores práticas do mercado? Como engajar nossos colaboradores na melhoria contínua? Como escalar nossos processos internos? Como desenvolver nossos colaboradores na prática do cotidiano? Essas perguntas me trouxeram até aqui e quero compartilhar um pouco com você as respostas que encontrei nesse caminho.

Resultados o quê?

O RD Station teve uma grande evolução - acredita que ele já foi marrom? -, desenvolvemos novas e melhoramos diversas funcionalidades para nossos clientes, mudamos nossa estrutura como time - agora somos formados por tribos que constituem times autônomos responsáveis por temáticas específicas do nosso produto -, utilizamos OKRs para acompanhar nossa estratégia, começamos a prática de experimentos dentro de produto, dentre tantas outras novas melhorias que surgiram em apenas 24 meses.

Tratando de números também é de se surpreender, voltando em 2015 a RD ainda não tinha atingido o marco de 200 colaboradores e hoje já contamos com um exército de mais de 500 RDoers, sendo que mais de 100 integram nosso time de Produto. Passamos por rodadas de investimentos, RD On the Road e RD Summit batendo recordes de audiência e hoje contamos com nossos mais de 10 mil clientes. Realmente é de tirar o fôlego, não?

As dores da escala

Ainda em 2015, voltando para nossa antiga sede no Celta, lembro que o alinhamento entre nosso time e com toda a empresa era muito simples de ser feito. Meu gestor e Head of Product na RD, Diego Pereira, tinha uma cadeira sempre livre do lado da sua em que qualquer pessoa poderia se sentar ali e trocar uma ideia com ele, seja de feedbacks do RD Station, um papo sobre Roadmap ou sobre nossas práticas e processos. Dalí, de apenas alguns minutinhos conversando, todos conseguiam estar alinhados, era simples e eficaz!

Com toda a escala e proporção que nosso time foi tomando, apenas uma conversa não conseguia mais ter o mesmo efeito para alinhar uma equipe, quanto mais uma empresa. Desde então começaram a ser criados e implementados alguns processos e usadas algumas ferramentas - como o Slack, por exemplo - para aperfeiçoar nossa comunicação e alinhamento como um todo.

A cada nova galáxia que este foguete chega surgem diversos novos desafios. Hoje o nosso processo de seleção e o ambiente que temos dentro da RD promove uma cultura extremamente forte em que é claramente vista a prática de nossos valores nas atividades cotidianas. Esse é um fator essencial para todo o crescimento que a empresa teve nesses últimos meses. Quando surge um problema, seja ele no nosso produto, em algum processo ou ferramenta, nossos RDoers possuem um ownership muito grande para abraçar a causa e encontrar soluções.

Ter um time de pessoas com esse sentimento de donas ajuda muito a cada novo desafio, porém na atual escala de crescimento que estamos tendo é muito arriscado depender apenas do fator cultura sem ter uma estrutura que busque garantir a continuidade disso. Tratando de uma startup com um time ágil e que tem Lean como um de seus valores, uma de nossas maiores preocupações é termos uma forte cultura de melhoria contínua em todos os aspectos dentro da empresa. Está então montado o cenário de um novo desafio que abraço nessa jornada dentro do foguete da RD.

A importância do Problema

Como garantir a prática de melhoria contínua em um time que tem crescido em escala exponencial? Essa é a pergunta que tem me guiado nos últimos meses aqui na RD.

Quando paro pra refletir sobre tudo que aprendi nesse período dentro do time de Produto da RD consigo pontuar diversos aprendizados, tanto no que se refere a habilidades técnicas como interpessoais, porém nada se compara ao maior aprendizado que puder ter e levar para a minha vida como um todo: o entendimento de problema.

Parece algo tão simples mas na verdade a estarrecedora maioria das pessoas possui um vício imenso de pensar em solução antes mesmo de entender o problema em questão. Quando são confrontadas com um problema os seus esforços são focados apenas em pensar em uma solução. E isso gera uma consequência bem negativa: desenvolver uma solução que não irá resolver o seu problema. Ou seja, você gastará tempo, esforço e outros recursos - que possuem custos - e no fim não conseguirá obter o resultado esperado: resolver o problema.

Certa vez Albert Einstein fez a seguinte observação: “Se eu tivesse uma hora para resolver um problema e minha vida dependesse da resposta, eu gastaria os primeiros 55 minutos pensando nas possíveis perguntas a serem feitas. Pois assim que tivesse as perguntas corretas, poderia solucionar o problema em menos de 5 minutos”. Outra famosa observação que gosto de ressaltar sobre entendimento de problema é a de Henry Ford, que disse: “Se eu tivesse perguntado aos meus clientes o que queriam, teriam dito um cavalo mais rápido”.

Ambas observações trazem à tona a importância do entendimento do problema. Isso não quer dizer que ouvir seu cliente não seja importante, pelo contrário, você deve ouvir seu cliente mas fazendo as perguntas certas e isso fará com que o problema seja solucionado rapidamente. Pessoas criativas e inovadoras buscam redefinir o problema antes de elaborar uma solução. Essa abordagem envolve examinar o problema sob várias perspectivas para primeiramente obter um conhecimento mais profundo sobre ele. Com isso é possível desenvolver um melhor entendimento do problema e que irá ajudar a resolvê-lo de forma mais eficiente e inovadora.

Especificação do projeto em diferentes pontos de vista

A imagem acima é bem conhecida e pode ser comparada a um canivete suíço pois podemos utilizá-la para várias aplicações, como explicar falhas de comunicação em projetos ou até mesmo como um exemplo de entendimento de problema. Mas na verdade eu quero abordar ela ainda mais profundamente na cadência de um projeto, não só na comunicação mas também no alinhamento com os stakeholders, duas grandes falhas de projetos mal sucedidos.

Quando se trata de um projeto de melhoria contínua de um time ágil a comunicação para os membros da equipe é extremamente importante para notificar a todos sobre as novidades que irão beneficiá-los. Além disso o acompanhamento dos projetos com uma gestão à vista trabalha pontos de transparência com o time e controle das entregas. E é aqui que entra a principal mensagem da imagem acima, o alinhamento com os stakeholders. Certamente este alinhamento não pode ser feito apenas no planejamento e na entrega final do projeto. A imagem retrata essa situação em que expectativa e realidade podem não ser compatíveis quando falamos de projetos desalinhados. Por isso se dá a importância de entregas e alinhamentos contínuos entre todos os envolvidos em um determinado projeto.

Até aqui levantamos diversos desafios quanto ao entendimento de problema e cadência dos projetos, porém isso fica pequeno quando pensamos na nossa grande força: nosso exército de RDoers. Por que digo isso? Porque foi diante do desafio de melhoria contínua que estudei sobre o modelo de aprendizagem 70:20:10. Ele basicamente afirma que o desenvolvimento dos colaboradores em uma empresa vai além de seminários e certificações.

Esse modelo define que 70% do aprendizado do colaborador provém de sua vivência profissional, seus desafios e sua experiência por meio da resolução de problemas e atividades na organização. O aprendizado com a interação com colegas de trabalho, feedbacks recebidos e dúvidas que surgem no cotidiano somam 20% e apenas 10% equivale ao aprendizado obtido por meio de treinamentos, seminários e cursos. Dessa forma as empresas que aplicam este modelo fornecem um ambiente de trabalho que permite que os três âmbitos citados funcionem integrando teoria e prática na vivência profissional dos colaboradores.

Com o entendimento dos desafios acerca dessa temática pude voltar a pergunta que me guiou neste desafio e estabelecer três principais objetivos:

  1. Aumentar o número de projetos da área com soluções eficazes, garantindo a melhoria contínua de nossas práticas;

  2. Aumentar o ownership de participação dos RDoers de Produto na área, fornecendo o suporte com metodologia e ferramentas;

  3. Auxiliar o desenvolvimento pessoal dos RDoers, entendendo a importância prática do gerenciamento de projetos.

Metodologia é importante sim!

Numa vasta pesquisa sobre o tema de melhoria contínua, metodologias, ferramentas e processos começo a ficar bem preocupado pois não há nada muito aplicável ao nosso time. Muito do que se encontra na internet e literatura sobre gerenciamento de projetos é extremamente burocrático, envolve diversos documentos e reuniões que estagnaram esta temática na indústria. E é justamente por isso que falar de processos dentro de um time ágil não é nada recomendado - as pessoas se assustam facilmente ao ouvir esta palavra - e não é sem motivo. Porém nossos desafios envolviam estabelecer processos e não depender apenas da cultura, por isso foi uma barreira que tive que vencer. Os termos que mais se aplicavam ao problema que precisava resolver eram Escritório de Projetos e Equipes de Melhoria Contínua.

O Escritório de Projetos é uma estrutura conhecida responsável por dar suporte aos gerentes de projetos. Ele é o responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Diferentemente de produtos e processos, projetos são empreendimentos colaborativos com começo, meio e fim. Além disso para a sua execução se faz necessário o uso de recursos, tanto pessoas como ferramentas, e busca-se um entregável como resultado final, e por isso a estrutura tratada anteriormente se faz tão necessária para gerenciar todas as etapas de cada projeto.

Enquanto o Escritório de Projetos se responsabiliza pelo suporte e planejamento dos projetos, os gerentes de projetos fazem parte do que é conhecido como Equipe de Melhoria Contínua, a qual se responsabiliza pela execução desses projetos. Esta equipe é um time rotativo no qual seus membros se voluntariam a serem gerentes de projetos pelo tempo em que os seus respectivos projetos estiverem em andamento.

Como estas referências não se aplicavam ao nosso time por serem muito burocráticas, busquei tendo um olhar mais interno entender nossas dores para propor soluções que pudessem ser aplicadas para um time ágil. Com o entendimento dos nossos problemas me baseei em dois modelos que refletiam nossa cultura para construir uma solução inovadora e eficaz. Estes modelos são o Ciclo PDCA e conceitos do Lean Startup.

O Ciclo PDCA é um método iterativo de gestão utilizado para o controle e melhoria contínua de processos. O principal objetivo dessa metodologia é tornar processos mais ágeis, claros e objetivos. Ele é dividido em 4 etapas:

  1. Plan (Planejamento): o primeiro passo é planejar o trabalho a ser realizado, identificando o problema e traçando um plano de ação;

  2. Do (Execução): nesta etapa deve-se executar o trabalho planejado de acordo com o plano de ação definido anteriormente;

  3. Check (Checagem): agora avalia-se o que foi feito, identificando a diferença entre o que foi planejado e o que foi executado;

  4. Act (Ação): na última etapa do ciclo atua-se corretivamente sobre a diferença encontrada, ou caso não houver diferença no passo anterior há uma padronização e conclusão do plano definido no início do processo.

Ciclos de melhoria

Aqui no time de Produto da RD estamos habituados a trabalhar com os conceitos do Lean Startup, e para esse projeto não foi diferente. Foi utilizado em especial o conceito do Minimum Viable Product para garantir entregas contínuas de um projeto e ter alinhamento entre os stakeholders antes da sua entrega final.

Programa de Melhoria Contínua, o MVP!

Tendo bem claro os desafios envolvidos na melhoria contínua de nossas práticas e no desenvolvimento dos RDoers com projetos e tendo conhecimento de conceitos importantes para desenvolver processos ágeis para um time de desenvolvimento foi criado o Programa de Melhoria Contínua.

Basicamente a proposta do PMC é promover uma metodologia de gestão de projetos para que qualquer RDoer possa desenvolvê-los. Isso inclui um Kanban para definição das fases de cada projeto e acompanhamento e controle pelos stakeholders. A gestão à vista dos projetos facilita também a transparência para todos os RDoers que passam a ter conhecimento das novidades que a área está desenvolvendo no que se refere a melhoria das nossas práticas. A metodologia conta também com ferramentas e templates que guiam cada projeto desde o entendimento do problema até o entregável final. Desta forma a carga operacional fica sobre o Escritório de Projetos responsável por garantir o funcionamento de toda a máquina de projetos, assegurando também um fluxo ideal por meio de um backlog. Já os gerentes de projetos devem apenas se responsabilizar pelas entregas contínuas.

Atualmente para cada projeto existem 3 pessoas fundamentais que trabalham neste Kanban: o gerente - dono projeto e responsável pelas entregas -, o cliente - pessoa capacitada tecnicamente para acompanhar e cobrar pelas entregas do projeto - e o líder - gestor direto do gerente do projeto. Esses três indivíduos são essenciais na fase de planejamento do projeto: gerente e cliente alinhados quanto às entregas do projeto e o líder alinhado com o tempo dedicado do gerente neste projeto, afinal de contas é uma atividade paralela às atividades do seu time de desenvolvimento.

O framework simplificado da metodologia desenvolvida é definido em 4 etapas:

  1. Ideia: a primeira etapa da metodologia envolve o entendimento do problema, definição de critérios de sucesso do projeto e a defesa de uma proposta para sua execução em frente ao cliente e outros stakeholders;

  2. Problema: com a proposta aprovada, o gerente do projeto passa a fazer um estudo profundo sobre o problema, faz benchmarking com outras empresas que já resolveram o problema e são referência no mercado e levanta hipóteses de solução;

  3. Solução: com as hipóteses priorizadas junto ao cliente, o projeto passa por fases de MVP para validação e caso obtenha resultados positivos a solução ganha escala para então ser desenvolvida uma versão final;

  4. Fechamento: por fim o projeto é lançado para os seus stakeholders e é fechado junto ao Escritório de Projetos garantindo a gestão do conhecimento dos documentos e entregas realizadas.

E na prática?

Atualmente já estamos rodando o Programa de Melhoria Contínua com o time de Produto, temos uma boa adoção de RDoers ingressando com problemas que viraram projetos em nosso Kanban e orgulhosamente 100% deles estão como ativos dentro da metodologia. Na primeira etapa do framework conseguimos trabalhar bem o entendimento do problema junto aos gerentes de projetos, conseguindo quebrar o vício de pensamento em solução sem quebrar inicialmente o problema. Estamos definindo a cadência dos projetos com o acompanhamento feito pelos clientes e garantindo a entrega contínua em cada etapa dentro da metodologia.

Os RDoers que já adotaram o PMC estão se beneficiando “pois ele dá clareza dos passos a serem seguidos e garante segurança em relação ao progresso até a conclusão do projeto.” Além disso alguns dizem que “trabalhar com projetos os fez serem mais proativos, trabalhar em problemas e ideias que acreditavam serem importantes, sentem que, de fato, estão fazendo a diferença e melhorando a RD como um todo.“ Com a oportunidade de desenvolverem novos projetos além das tarefas de desenvolvimento de seus times os RDoers “podem ser acompanhados pelas lideranças do Time e recebem excelentes feedbacks que os impulsionam como profissional e como pessoa.”

Este é apenas um gostinho do que estamos desenvolvendo aqui dentro do nosso foguete para o nosso exército de RDoers, apenas alguns conceitos que prezamos junto à nossa forte cultura para a melhoria contínua das nossas práticas e o desenvolvimento de pessoas em nossos times. Em breve espero poder explanar mais sobre a solução que desenvolvemos e os resultados que estamos obtendo trazendo essa oportunidade para os colaboradores. Caso você se identificou com nossos valores e com a forma que encaramos desafios e resolvemos problemas, dê uma conferida nas oportunidades aqui no nosso time!

Se você conhece outras práticas de melhoria contínua e quiser compartilhar com a gente, ou ficou com alguma dúvida ou quiser dar a sua opinião ficarei muito feliz em acompanhar aqui nos comentários!

Mateus Gabriel Bosa

Mateus Gabriel Bosa

Product Operations Analyst

Comentários